Valnämnden inför ny plan för hantering av valhandlingar

Valnämnden i Sandvikens kommun har beslutat att upphäva sin informationshanteringsplan från 2023 och ersätta den med en ny version som börjar gälla den 1 november 2026.

Beslut

I protokollet framgår att "valnämndens informationshanteringsplan version 2023-04-24 upphävs 2026-10-31". Samtidigt slås fast att den nya "informationshanteringsplan version 2026-10-14 gäller från och med 2026-11-01". Beslutet innebär ett formellt byte av styrdokument för hur valrelaterade handlingar ska hanteras inom valnämndens verksamhet.

Bakgrund

Enligt ärendets sammanfattning beskriver en informationshanteringsplan bland annat vilka handlingar som finns inom en myndighet, hur de förvaras och vilka regler som gäller för gallring. Planen fungerar både som ett formellt gallringsbeslut och som stöd för insynsrätten, samtidigt som den är ett praktiskt stöd i den dagliga hanteringen av handlingar.

I protokollet anges att revideringen "har genomförts för att spegla förändringar i arbetssättet, vilket bland annat innebär ökad digitalisering av valprocessen". Dessutom har gallringsfrister tydliggjorts. Arbetet med den nya planen har skett i samråd med kommunens arkivarie.

Konsekvenser

För invånare och andra som tar del av valnämndens handlingar innebär beslutet att reglerna för hur valrelaterade dokument hanteras, sparas och gallras uppdateras och dokumenteras tydligare. Det bedöms kunna underlätta både det interna arbetet inför och efter val samt allmänhetens möjligheter att ta del av offentliga handlingar kopplade till valnämndens verksamhet.

Tidsplan och nästa steg

Den tidigare informationshanteringsplanen från 2023 gäller till och med den 31 oktober 2026. Från och med den 1 november 2026 tillämpas den nya informationshanteringsplanen version 2026-10-14 inom Sandvikens kommuns valnämnd.

Valnämnden, 28 oktober 2026.